Politique de confidentialité

1. Introduction

Papyrion (ci-après « nous », « notre structure ») s'engage à traiter vos données personnelles avec soin et dans le respect du droit suisse applicable, notamment la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) et, le cas échéant, le Règlement général européen sur la protection des données (RGPD) pour les personnes résidant dans l'Union européenne.

La présente politique décrit quelles données nous collectons, pourquoi nous les collectons, comment nous les utilisons et quels droits vous disposez à leur égard. Elle s'applique à l'ensemble de nos prestations : séances de balisage documentaire, assemblage de dossiers et programme d'accompagnement.

Pour toute question relative à cette politique, vous pouvez nous contacter à : [email protected]

2. Responsable du traitement

Papyrion
Rue du Rhône 42, 1204 Genève, Suisse
E-mail : [email protected]
Téléphone : +41 22 741 63 08

3. Données collectées

Nous collectons uniquement les données nécessaires à la réalisation de nos prestations :

• Données d'identification : nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone — collectées via notre formulaire de contact ou lors d'une prise de rendez-vous.
• Documents personnels confiés : dans le cadre de l'assemblage de dossier ou du programme d'accompagnement, vous nous transmettez des documents administratifs (titres de séjour, justificatifs de domicile, documents d'état civil, etc.). Ces documents contiennent des données sensibles et sont traités avec des mesures de sécurité renforcées.
• Données de navigation : adresse IP, pages consultées, durée de visite — collectées via des cookies analytiques si vous y avez consenti.
• Correspondance : contenu des e-mails échangés dans le cadre de nos prestations.

Nous ne collectons pas de données de santé, de données biométriques, d'opinions politiques ou religieuses.

4. Bases juridiques du traitement

• Exécution d'un contrat : traitement nécessaire à la réalisation de la prestation commandée.
• Intérêt légitime : amélioration de nos services et sécurité de nos systèmes.
• Consentement : pour les cookies non essentiels et les communications marketing éventuelles.
• Obligation légale : conservation de certaines données comptables et contractuelles.

5. Utilisation des données

Vos données sont utilisées exclusivement pour :

• Répondre à vos demandes de contact et établir des devis
• Réaliser les prestations de préparation et d'organisation documentaire commandées
• Communiquer avec vous dans le cadre de votre dossier (confirmations, livrables, corrections)
• Améliorer nos méthodes de travail et nos checklists
• Respecter nos obligations légales et comptables

Nous ne vendons ni ne louons vos données à des tiers. Nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

6. Durées de conservation

• Documents confiés : supprimés dans les 30 jours suivant la livraison de la prestation, sauf accord écrit contraire.
• Données de contact et correspondance : conservées 3 ans à compter du dernier échange, conformément aux délais de prescription suisses.
• Données comptables et contractuelles : conservées 10 ans selon les obligations légales suisses (CO, LIFD).
• Données de cookies : selon la durée propre à chaque cookie, indiquée dans notre politique cookies.

7. Partage des données avec des tiers

Dans le cadre du programme d'accompagnement, certains documents peuvent être transmis à notre partenaire de traduction assermenté, avec votre accord préalable. Ce partenaire est lié par un engagement de confidentialité.

Nous pouvons partager vos données avec :

• Des prestataires techniques (hébergement, outils de visioconférence) liés par des clauses de confidentialité
• Des autorités publiques, uniquement en cas d'obligation légale

Aucun transfert de données vers des pays tiers n'est effectué en dehors de la Suisse et de l'EEE, sauf nécessité dûment justifiée et avec les garanties appropriées.

8. Mesures de sécurité

• Transmission des documents via liens de partage chiffrés
• Accès aux documents restreint aux membres de l'équipe en charge du dossier
• Suppression des fichiers dans les délais annoncés, sans conservation à titre d'archive non sollicitée
• Accès aux systèmes internes protégés par authentification à deux facteurs
• Aucune transmission de documents par e-mail non protégé

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les meilleurs délais et notifierons l'autorité compétente si requis.

9. Cookies

Notre site utilise des cookies nécessaires à son fonctionnement et, avec votre consentement, des cookies analytiques pour comprendre comment il est utilisé. Pour le détail des cookies utilisés et la gestion de vos préférences, consultez notre politique cookies.

10. Vos droits

Conformément à la LPD et, le cas échéant, au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie des données vous concernant que nous détenons.
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données dans les cas prévus par la loi.
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé.
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données fondé sur notre intérêt légitime.
• Droit au retrait du consentement : retirer à tout moment un consentement préalablement donné.
• Droit de réclamation : déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne, Suisse.

Pour exercer ces droits, contactez-nous à : [email protected]. Nous répondons dans un délai de 30 jours.

11. Liens vers des sites tiers

Notre site peut contenir des liens vers des sites externes (offices cantonaux, outils de visioconférence, etc.). Nous ne sommes pas responsables des pratiques de protection des données de ces sites. Nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité.

12. Mineurs

Nos services s'adressent aux personnes majeures (18 ans et plus). Nous ne collectons pas sciemment de données relatives à des mineurs. Si vous pensez qu'un mineur nous a transmis des données sans consentement parental, contactez-nous à [email protected].

13. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique à tout moment. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut du document. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par e-mail si nous disposons de votre adresse, ou par un avis sur notre site.

14. Contact pour les questions relatives aux données

Papyrion
Rue du Rhône 42, 1204 Genève, Suisse
E-mail : [email protected]
Téléphone : +41 22 741 63 08